Procedura zgłoszeń

§1
Cel

Ustala się procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Fundacji Jim, umożliwiającą w sposób niezależny i zapewniający poufność zgłaszania nieprawidłowości w Fundacji Jim i podejmowania działań następczych redukujących to zjawisko.

§2
Definicje

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
1. Ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928.)
2. Pracodawcy – rozumie się przez to Fundację Jim.
3. Pracownik – rozumie się pracownika tymczasowego, osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy ustał, osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysty, wolontariusza, praktykanta, innych osób fizycznych mających związek z Fundacją Jim.
4. Procedura – rozumie się przez to niniejszą procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych,
5. Sygnaliście (lub podmiocie dokonującym zgłoszenia) – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy,
6. Rozpoznający – osoba upoważniona zgodnie z § 4 pkt 1 do przyjmowania zgłoszeń oraz ich rozpoznawania.
7. Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji,
8. Osobie, której dotyczy Zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w Zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa
9. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach niniejszej procedurze.

§3
Przepisy ogólne

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa (działań lub zaniechań niezgodnych z obowiązującym prawem lub mających na celu obejście tego prawa) dotyczące zagadnień wskazanych w Ustawie w szczególności:
a. korupcji,
b. zamówień publicznych,
c. usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu
pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
d. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
e. bezpieczeństwa transportu,
f. ochrony środowiska
g. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
h. bezpieczeństwa żywności i pasz;
i. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
j. zdrowia publicznego
k. ochrony konsumentów,
l. ochrony prywatności i danych osobowych,
m. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
n. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
o. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
p. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela,

2. Postanowienia niniejszej procedury mają zastosowanie do osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
a. pracownika tymczasowego,
b. osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
c. pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy ustał,
d. osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
e. członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
f. osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
g. stażysty,
h. wolontariusza,
i. praktykanta,
j. innych osób fizycznych mających związek z Fundacją Jim.

3. Objęte zgłoszeniem nie mogą być sprawy personalne, konflikty personalne zgłoszenia dokonywane wyłącznie w indywidualnym interesie Zgłaszającego (np. dot. niezadowolenia z wynagrodzenia, zgłoszenia konfliktów personalnych) nie są objęte Regulaminem i powinny być zgłaszane do bezpośredniego przełożonego. Zgłoszenie dotyczące takich spraw zostanie skierowane do odpowiednich osób w celu podjęcia dalszych działań, a sprawa zostanie zamknięta, o czym Zgłaszający zostanie poinformowany.

§4
Dokonywanie Zgłoszeń

1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń pisemnych i rozpatrywanie zgłoszeń jest Dyrektor Finansów i Administracji który jest upoważniony oraz zobowiązany do podejmowania działań następczych i komunikacji z Sygnalistą.
2. Obowiązkiem Dyrektora jest podjęcie działań następczych z dochowaniem należytej staranności.
3. Rozpoznający zobowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności.
4. Jeśli z treści zgłoszenia wyniknie, że Rozpoznający może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia zobowiązany jest przekazać zgłoszenie Zarządowi Fundacji.
5. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących kanałów:
a. pisemnie na adres poczty elektronicznej e-mail: zgloszenia.naruszenia@jim.org
b. ustnie bezpośrednio Dyrektorowi Finansów i Administracji – Łódź ul. Tatrzańska 105.
6. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Dyrektora Administracji i Finansów Sygnalista może dokonywać zgłoszenie bezpośrednio do Zarządu Fundacji Jim ustnie lub pisemnie na adres email: m.krzyzanowski@jim.org. W takim przypadku zadania rozpatrującego przejmuje Wiceprezes Zarządu Fundacji.
7. Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może by dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego). W przypadku odmowy przystąpienia do sporządzenia protokołu lub jego podpisu przez sygnalistę, przyjmujący zgłoszenie sporządza stosowną notatkę na piśmie, którą podpisuje.
8. Protokół/notatka winny zawierać wszystkie informacje wskazane w pkt 9 poniżej.
9. Zgłoszenie (zarówno pisemne jak i ustne) powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia, oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
a. dane Zgłaszającego;
b. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
c. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
d. wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie,
e. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
f. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Zgłoszenia,
g. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
10.Podmiot nie będzie rozpoznawał zgłoszeń anonimowych ani zgłoszeń dokonywanych przez osoby fikcyjne lub literackie. Odmowa podania przez Sygnalistę danych osobowych powoduje, iż zgłoszenie traktowane będzie jako anonimowe.

§5
Działanie następcze

1. Po otrzymaniu zgłoszenia w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia Sygnalista otrzymuje potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Potwierdzenia dokonuje się na adres do kontaktu przekazany przez Sygnalistę, chyba że Sygnalista nie wskazał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. Rozpoznający może podjąć decyzje o odstąpieniu od weryfikacji Zgłoszenia w sytuacji, gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie od Sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do weryfikacji Zgłoszenia.
3. Jeżeli Zgłoszenie pozwala na podjęcie działań następczych – w tym weryfikację zgłoszenia, następuje to niezwłoczne.
4. Informacja zwrotna – informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań przekazywana jest Sygnaliście nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni dokonania zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
5. Po przeprowadzeniu weryfikacji zgłoszenia Rozpoznający podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, może wydać rekomendacje zastosowania działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
6. Rozpoznający zamyka procedurę w przypadku stwierdzenie, iż nie zachodzą przesłanki do podjęcia działań następczych.

§6
Zgłoszenie zewnętrzne

1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.
3. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

§7
Dane osobowe

1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. która zobowiązana jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
2. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
4. Podmiot przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

§8
Rejestr Zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Dyrektor Finansów i Administracji.
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu Sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.

§9
Odpowiedzialność

1. Sygnalista podlega ochronie przewidzianej w ustawie.
2. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
3. Zgłoszenia mogą być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
4. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń.
5. Utrudnianie lub uniemożliwianie zgłoszenia, podejmowanie wobec Sygnalisty działań odwetowych, ujawnienie jego tożsamości jak również dokonanie zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega karom przewidzianej w ustawie.

§ 10
Postanowienia końcowe

1. Procedura wchodzi w życie w dniu 25 września 2024 r.
2. Procedura podana zostanie do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym na minimum 7 dni przed wejściem jej w życie.
3. Informacja o wdrożeniu procedury podana zostanie do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w fundacji za pomocą newsletteru.
4. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

1. Załącznik nr 1 – Klauzula informacyjna – dla Sygnalisty oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia
2. Załącznik nr 2– Klauzula informacyjna – dla osoby, której dotyczy Zgłoszenie Naruszenia oraz dla osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu
3. Załącznik nr 3 – Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Załączniki dostępne są poniżej w formie pdf